10 regole per invertire la spirale delle email

Se siete, come me, ossessionati da un flusso ingestibile di posta elettronica, vi propongo la lettura di un documento creato collettivamente e organizzato da Chris Anderson e Jane Wulf: l’email charter.
http://emailcharter.org/
Per chi non volesse cimentarsi in una lettura in lingua inglese, qui propongo una traduzione più o meno libera del sottoscritto.

1. Rispetta il tempo del destinatario

Questa è la regola fondamentale. In quanto mittente del messaggio, TU hai l’onere di ridurre al minimo il tempo necessario per interpretare la tua email. Anche se questo significa dal tuo lato prendersi più tempo prima di inviarla.

2. Breve o in ritardo non è scortese

Concordiamo assieme di tralasciare qualcosa. Dato il carico di email con cui tutti noi ci confrontiamo, è normale se le risposte ci mettano un po’ di tempo ad arrivare e se non ci danno le soluzioni dettagliate a tutte le nostre domande. Nessuno vuol passare per sbrigativo, quindi, per favore, non prenderla sul piano personale. Vogliamo solo indietro le nostre vite!

3. Rispetta la chiarezza

Comincia con un oggetto che identifica chiaramente il contenuto, e forse contiene un’indicazione dello stato [Info],[Azione],[?], [Bassa priorità]. Usa frasi chiare, non ambigue. Se l’email deve essere più lunga di cinque frasi, assicurati che la prima chiarisca il motivo principale della comunicazione. Evita caratteri strani e colori.

4. Evita domande aperte

Richiede molto tempo inviare a qualcuno una mail con quattro lunghi paragrafi di testo pomposo, seguito da “Considerazioni?”. Anche domande ben intese ma aperte, del tipo “Come posso aiutarti?” potrebbero non essere di aiuto. La generosità nelle email richiede semplificazione, domande facili da rispondere. “Posso aiutarti meglio con a) una chiamata, b) una visita, c) rimanendone fuori?”

5. Taglia i cc in eccesso

I cc sono come conigli che si accoppiano. Per ogni destinatario che aggiungi, stai moltiplicando enormemente i tempi di risposta. Da non prendere con leggerezza! Quando ce ne sono molti

6. Stringi il discorso

Alcune email dipendono per il loro significato dal contesto. Ciò significa che di solito è corretto includere nella mail la discussione a cui si sta rispondendo. Ma è raro che una discussione debba prolungarsi per più di tre email. Prima di inviare, taglia quello che non è rilevante. Oppure rifletti sull’opportunità di una telefonata.

7. Guerra agli allegati

Non utilizzare file grafici come logo o firme che appaiono come allegati. Si perde tempo a cercare di capire se c’è qualcosa da aprire. Anche peggio è mandare del testo come allegato quando poteva essere inserito nel corpo dell’email.

8. Fai questi regali: EOM NNTR

Se il tuo messaggio può essere condensato in una mezza dozzina di parole, allora mettilo solo nella riga dell’oggetto, seguito da EOM (= End of Message). Questo evita al destinatario di aprire il messaggio. Concludere una nota con “No need to respond” o NNTR, è un meraviglioso gesto di gentilezza. Molti acronimi confondono più che aiutare, ma questi due sono d’oro e meritano un’ampio utilizzo.

9. Taglia le risposte senza contenuti

Non è necessario rispondere ad ogni email, e soprattutto non a quelle che sono di per sè delle chiare risposte. Un’email che dice “Grazie per la tua nota. Sono dei vostri” non ha bisogno della tua risposta “Grande!”. Questo costa una trentina di secondi al destinatario.

10. Disconnetti!

Se tutti fossimo d’accordo nel dedicare meno tempo a scrivere email, tutti riceveremmo meno email! Prendi in considerazione la possibilità di mettere in calendario mezze giornate di lavoro in cui non puoi andare online. Oppure un impegno per weekend senza email. Oppure una risposta automatica che riporta questo documento. E non dimenticarti di annusare le rose.

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